Online vergaderen is, zeker sinds de coronatijd, niet meer weg te denken. Het heeft dan ook een hoop voordelen, ook voor participatie. Online sessies kunnen echter ook lastig te organiseren zijn. En hoe voorkom je dat het saai wordt en dat mensen afhaken?
Online participatiesessies hebben veel voordelen. Je bereikt waarschijnlijk een groter publiek. Bewonersavonden vinden vaak plaats op het moment dat jonge kinderen naar bed moeten, daarmee wordt een deel van je doelgroep al uitgesloten. Daarnaast kan slecht weer mensen ervan weerhouden nog op pad te gaan. Als ze al aanwezig zijn, vinden veel mensen het lastig om zich in een groep te laten horen. In de betrekkelijk anonieme online omgeving kan het makkelijker zijn om je uit te spreken.
Een online sessie kan echter saai zijn, zowel voor bewoners als initiatiefnemers. Mark Verhijde en Nanneke van der Heijden geven tips hoe je een online participatiebijeenkomst leuk maakt. En hoe je het voor iedereen zo eenvoudig mogelijk maakt om deel te nemen.
De uitnodiging
Geef, wanneer je de uitnodiging verstuurt met daarin de link voor Teams of Zoom, een korte gebruiksinstructie mee. Niet iedereen is immers even handig met videobijeenkomsten. Denk dan aan het vooraf testen van je microfoon, gebruik van oortjes, instellen van de camera en hoe je achtergrond eruit ziet. Vergeet in de uitnodiging niet je telefoonnummer te vermelden zodat deelnemers je kunnen bereiken bij vragen.
De presentatie
Als je online presenteert, gebruik dan een groter lettertype dan bij een fysieke sessie. Beperk ook de hoeveelheid informatie op elke sheet, zodat deelnemers alles snel kunnen doorlezen. Wil je alle deelnemers zien tijdens je presentatie, gebruik dan een tweede scherm.
Interactie
Normaal gesproken wordt de chatfunctie van Teams of Zoom gebruikt voor vragen en opmerkingen. Verhijde en Van der Heijden adviseren om een apart online ‘geeltjesbord’ te gebruiken, als Padlet of Miro. Je kunt de link naar deze online tool apart toesturen aan de deelnemers. Kennis maken met vijftig deelnemers online? Laat iedereen tegelijkertijd zijn of haar tegeltje aanmaken in Padlet, met naam, foto en functie. Opdracht aan de online deelnemers? Zet het in Padlet en vraag aan iedereen een eigen reactie.
